Belső adatkezelési és
adatbiztonsági szabályzat
I. A szabályzat hatálya
1.
Jelen
szabályzat hatálya kiterjed a Pap Túrja Túraközpont (Kölcsei Evangélikus Egyházközség
teljes egészére, valamennyi szervezeti egységére és az összes
foglalkoztatottjára (a továbbiakban: vállalkozás).
II. A szabályzat célja
2.
A
Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény szerinti
védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását,
továbbá, hogy a vállalkozás által kezelt személyes adatok tekintetében
meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági
szabályokat.
III. Irányadó jogszabályok
3.
A
vállalkozásnak az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt
előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen belső szabályzatban foglaltak
szerint:
-
Az
Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)
a természetes személyeknek a
személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről
és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről
(általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban:
GDPR)
-
az információs önrendelkezési jogról és
az információszabadságról
szóló 2011. évi CXII.
törvény (a továbbiakban: Infotv.)
-
a
polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.)
-
a
munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)
-
a
Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a
könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló a 2007. évi LXXV. törvény (a
továbbiakban: Kkt.)
IV. Értelmező
rendelkezések
4.
A
GDPR-ban meghatározott fogalmak, amelyek közül jelen belső szabályzat jellegével
összhangban az alábbi fogalmak emelendők ki :
a)
személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”)
vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki
közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név,
szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi,
fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális
azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
b)
adatkezelés: a
személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált
módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés,
rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás,
lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb
módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás,
korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
c)
adatkezelő: az
a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb
szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy
másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós
vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő
kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is
meghatározhatja.
d)
adatfeldolgozó:
az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely
egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
e)
címzett: az a
természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb
szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy
harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében
az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes
adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek
általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az
alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.
f)
harmadik fél:
az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely
egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az
adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy
adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére
felhatalmazást kaptak.
g)
nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált,
decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt
állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.
h)
adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon
kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését,
megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan
hozzáférést eredményezi.
i)
képviselő: az
az Európai Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az
adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt
természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy
adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet
értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.
j)
vállalkozás:
gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a
jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató
személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.
További
fogalmak:
k)
adatvagyon leltár: az adatkezelő által kezelt személyes adatok körének és jellegének
felmérését szolgáló dokumentum.
l)
technikai és szervezési intézkedések: az adatkezelő által az adatkezelés jellege,
hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és
szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat
figyelembevételével megfelelően meghatározott eljárásrend annak biztosítása és
bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR-ral összhangban
történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség
esetén naprakésszé teszi.
V. Az adatkezelés
alapelvei
5.
A
vállalkozás az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az
érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és
átláthatóság).
6.
A
vállalkozás a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és
jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem
egyeztethető módon (célhoz kötöttség).
7.
A
vállalkozás az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és
relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek
megfelelően a vállalkozás nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az
adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.
8.
A
vállalkozás adatkezelése pontos és naprakész. A vállalkozás minden észszerű
intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából
pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre
kerüljenek (pontosság).
9.
A
vállalkozás a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek
azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges
ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott
tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).
10. A vállalkozás megfelelő technikai
vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő
biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes
kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával
szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).
11. A vállalkozás felelős a fentiekben
részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a vállalkozás igazolja
ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a vállakozás
gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről,
az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az
adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. A vállalkozás a
jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt
készít.
VI. Adatkezelési
jogalapok
12. A személyes adatok kezelése kizárólag
akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a 13-18. pontban meghatározott
jogalapok egyike teljesül:
13. Az érintett hozzájárulását adta
személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a
továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés).
14. Az adatkezelés olyan szerződés
teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a
szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések
megtételéhez szükséges (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés).
15. Az adatkezelés a vállalkozásra
vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (a továbbiakban: jogi
kötelezettségen alapuló adatkezelés).
16. Az adatkezelés az érintett vagy egy
másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (a
továbbiakban: létfontosságú érdeken alapuló adatkezelés).
17. Az adatkezelés közérdekű vagy a
vállalkozásra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett
feladat végrehajtásához szükséges (a továbbiakban: közhatalmi jogosítványon
alapuló adatkezelés).
18. Az adatkezelés a vállalkozás vagy egy
harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen
érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető
jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé,
különösen, ha az érintett gyermek (a továbbiakban: jogos érdeken alapuló
adatkezelés).
19. A vállalkozás egy adott személyes
adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az
adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.
VII. Az adatvagyon leltár
20. A vállalkozás a tevékenysége körében
végzett adatkezelésre vonatkozó, a GDPR és a jogszabályok által előírt
kötelezettségeknek megfelelő technikai és szervezési intézkedések megalkotása
céljából adatvagyon leltárt készít. Az adatvagyon leltár tartalmazza a
vállalkozás által kezelt összes adatkört.
21. A vállalkozás adatkezelési
tevékenységével összefüggésben az adatvagyon leltárban meghatározásra kerülnek
az alábbiak:
a)
az
érintett [például ügyfél, munkavállaló]
b)
az
adatkezelés megnevezése és célja [például
jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység ellátása,
munkahelyi adatkezelés]
c)
a
kezelt adatok köre [például név, lakcím, telefonszám, e-mail cím, munkabér]
d)
esetlegesen
kezelt különleges adatok köre [például
szakszervezeti tagság, egészségügyi adatok]
e)
az
adatkezelés jogalapja [például szerződés,
jogszabály, jogos érdek]
f)
az
adatkezelés időtartama [például
számviteli törvény szerinti 8 év]
g)
kik
férhetnek hozzá a személyes adatokhoz a vállalkozás szervezetén belül [például könyvvizsgáló, könyvvizsgáló
asszisztens, adminisztrációt végző munkatárs, minőségellenőr]
h)
ki
számára kerülhet az adat továbbításra [például
kamara, egyéb hatóság]
i)
alkalmaz-e
a vállalkozás adatfeldolgozót, ha igen kit, milyen célra és milyen személyes
adatokhoz férhet hozzá és mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat [például bérszámfejtő, szerver üzemeltető,
honlap üzemeltető]
22. A vállalkozás adatfeldolgozási
tevékenységével összefüggésben (amennyiben van ilyen) az adatvagyon leltárban
meghatározásra kerülnek az alábbiak:
a)
mely
tevékenységéhez kötötten minősül a vállalkozás adatfeldolgozónak;
b)
ki
az adatkezelő, akinek a nevében az adatfeldolgozási tevékenységet végzi;
c)
milyen
személyes adatokhoz fér hozzá;
d)
mennyi
ideig tárolhatja a személyes adatokat.
VIII. Az érintett jogai és azok
érvényesítése
23. A vállalkozás a GDPR rendelkezéseivel
összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.
Tájékoztatáshoz való jog
24. A tájékoztatáshoz való jog minden
adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
25. A vállalkozás tömör, átlátható,
érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően
megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.
26. Az információkat írásban vagy más
módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni.
Tájékoztatás az érintett kérésére
27. Az érintett kérésére szóbeli
tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett
személyazonosságát.
28. A vállalkozás indokolatlan késedelem
nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül
tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti
kérelem nyomán hozott intézkedésekről.
29. Szükség esetén, figyelembe véve a
kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60
nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a vállalkozás a
késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon
belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be
a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni,
kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
30. A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen
kell biztosítani.
31. Ha az érintett kérelme egyértelműen
megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a
vállalkozás, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a
kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
a)
észszerű
összegű díjat számíthat fel, vagy
b)
megtagadhatja
a kérelem alapján történő intézkedést.
32. A kérelem egyértelműen megalapozatlan
vagy túlzó jellegének bizonyítása a vállalkozást terheli.
Kötelező
tájékoztatás
33. Amennyiben a vállalkozás az adatokat
közvetlenül az érintettől szerezte meg (ide értve különösen az ügyfeleket), úgy
a vállalkozás mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:
a)
a
vállalkozás – ha van ilyen – a vállalkozás képviselőjének a kiléte és
elérhetőségei;
b)
az
adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
c)
a személyes adatok tervezett kezelésének
célja, valamint az adatkezelés jogalapja
d)
a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén, a
vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekei;
e)
adott
esetben a személyes adatok címzettjei
f)
adott
esetben annak ténye, hogy a vállalkozás harmadik országba vagy nemzetközi
szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,
34. A személyes adatok első
megszerzésének időpontjában a vállalkozás a fentieken túl az érintetteket
tájékoztatja az alábbiakról is:
a)
a
személyes adatok tárolásának időtartamáról
b)
az
érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes
adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó
adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes
jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok
kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c)
a
hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához
való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján
végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d)
a
felügyeleti hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi Hatóság, továbbiakban: Hatóság vagy
NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról;
e)
arról, hogy a személyes adat szolgáltatása
jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének
előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni,
továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás
elmaradása.
35. Ha a vállalkozás a személyes adatokon
a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a
további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő
célról és a 34. pontban említett minden releváns kiegészítő információról.
36. A vállalkozás a kötelező
tájékoztatásnak többféle módon tehet eleget.
a)
A
34. pontban foglalt információkat a vállalkozás ("Adatkezelési
tájékoztató" címen) közzéteszi a honlapján olyan módon, hogy az könnyen
megtalálható és könnyen elérhető legyen bárki számára.
b)
A
honlapon való közzététel mellett vagy helyett, a vállalkozás választhatja az
"Adatkezelési tájékoztató" szerződés mellékleteként történő hozzáférhetővé
tételét. Ebben az esetben elegendő az adott érintetti körre vonatkozó
adatkezelési tájékoztatást az érintett rendelkezésére bocsátani. Általános
Szerződési Feltétel (ÁSZF) részét nem képezheti az "Adatkezelési
tájékoztató".
37. Amennyiben a vállalkozás a jogszabályi
kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység végzése körében kezelt
adatokat nem közvetlenül az érintettől szerezte meg, úgy a vállalkozásnak nem
áll fenn az érintettel szemben a 33. és 34. pontokban írt tájékoztatási
kötelezettsége figyelemmel arra, hogy a Kkt. a jogszabályi kötelezettségen
alapuló könyvvizsgálói tevékenység vonatkozásában szigorú titoktartási
kötelezettséget ír elő.
Hozzáférés
joga
38. A hozzáférés joga minden adatkezelési
jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
39. Az érintett jogosult arra, hogy a
vállalkozástól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak
kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult
arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést
kapjon:
a)
az
adatkezelés céljai;
b)
az
érintett személyes adatok kategóriái;
c)
azon
címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes
adatokat a vállalkozás közölte vagy közölni fogja
d)
adott
esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama
e)
az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a
vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes
jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének
korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az
ilyen személyes adatok kezelése ellen;
f)
a
felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
g)
ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a
forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
h)
az
automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint
legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető
információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az
érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.
40. A vállalkozás az adatkezelés tárgyát
képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja.
41. Az érintett által kért további
másolatokért a vállalkozás az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű
mértékű díjat számíthat fel, melynek mértékét a vállalkozás árszabási
szabályzata, egyéb szabályzata, vagy egyéb dokumentum tartalmazza.
Helyesbítéshez
való jog
42. A helyesbítéshez való jog minden
adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
43. A vállalkozás, az érintett erre
irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre
vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra,
hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat
útján történő – kiegészítését.
Törléshez
(elfeledtetéshez) való jog
44. A törléshez (elfeledtetéshez) való
jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó
adatkezelés vonatkozásában.
45. A vállalkozás indokolatlan késedelem
nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok
valamelyike fennáll:
a)
a
személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték
vagy más módon kezelték;
b)
az
érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását
(hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más
jogalapja;
c)
az
érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű
ok az adatkezelésre a 17.és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés
jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló
adatkezelés)
d)
a
személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
e)
a
személyes adatokat a vállalkozásra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban
előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
46. Az érintett törlési kérelmének a
vállalkozás nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes
adatok kezelését előíró, a vállalkozásra alkalmazandó jogszabályi kötelezettség
teljesítéséhez.
47. Amennyiben a vállalkozáshoz törlési
kérelem érkezik, a vállalkozás első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési
kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében a vállalkozás
elkérheti az érintett és a vállalkozás között fennálló szerződés azonosítására
szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte), az érintett számára
a vállalkozás által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről
nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (a vállalkozás azonban nem
kérhet azonosításként olyan plusz
adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).
48. Amennyiben a vállalkozásnak eleget
kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében,
hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.
49. A vállalkozás a törlésről
jegyzkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni
tudja. A jegyzőkönyvet a vállalkozás képviselője vagy az a személy(ek) írja(ák)
alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési
jegyzőkönyv tartalmazza:
a)
az
érintett nevét
b)
a
törölt személyes adattípust
c)
a
törlés időpontját.
50. A vállalkozás tájékoztatja a törlési
kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.
Az
adatkezelés korlátozáshoz való jog
51. A korlátozáshoz való jog minden
adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
52. A vállalkozás az érintett kérésére
korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a)
az
érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra
az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az vállalkozás
ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b)
az
adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett
kéri azok felhasználásának korlátozását;
c)
a
vállalkozásnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de
az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez
vagy védelméhez; vagy
f)
az érintett a 17. és 18. pontok szerint
alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló
vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen; ez
esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem
kerül, hogy a vállalkozás jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett
jogos indokaival szemben.
53. Ha az adatkezelés az előző pont
alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével
csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez,
érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak
védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos
közérdekéből lehet kezelni.
54. A vállalkozás tájékoztatja a
kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.
Tiltakozás
55. A tiltakozás joga az érintettet a
közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés
adatkezelési jogalapok esetében illeti meg.
56. A vállalkozás az érintett tiltakozás iránti
kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha
bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják,
amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival
szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy
védelméhez kapcsolódnak.
57. Ha a személyes adatok kezelése
közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy
bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése
ellen.
58. Ha az érintett tiltakozik a személyes
adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a
személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
Adathordozhatósághoz
való jog
59. Az adathordozhatósághoz való jog a
hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatzekelés jogalap esetében illeti
meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.
60. A vállalkozás biztosítja, hogy
érintett a rá vonatkozó, általa a vállalkozás számára rendelkezésére bocsátott
személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban
megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek
továbbítsa.
IX. Adatkezelési
tevékenységek nyilvántartása
61. Az adatkezelési tevékenységek
nyilvántartását a vállalkozás az elszámoltathatóság elvéből következően annak
érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni, és
igazolni tudja.
62. A vállalkozás a felelősségébe
tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi
nyilvántartásokat vezeti:
a)
adattovábbítás
nyilvántartása
b)
érintetti
jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a vállalkozás által adott
válaszok nyilvántartása
c)
hatósági
megkeresések és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
d)
adatkezelés
megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása
e)
ügyfelek
nyilvántartása
f)
marketing
célú megkeresések nyilvántartása
g)
munkaviszonnyal
összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása
h)
munkaerő-felvétel
nyilvántartása
i)
adatvédelmi
incidensek nyilvántartása.
63. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan
végzett, a 62. pontban meghatározott adatkezelési tevékenységekről vezetett
nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:
a)
a
vállalkozás neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a vállalkozás
képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;
b)
az
adatkezelés céljai;
c)
az
érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak
ismertetése;
d)
olyan
címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják
e)
adott
esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére
történő továbbítására vonatkozó információk;
f)
ha
lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;
g)
ha
lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.
64. Amennyiben a vállalkozás
adatfeldolgozóként is végez tevékenységet, úgy a vállalkozás nyilvántartást
vezet a vállalkozás nevében végzett adatkezelési tevékenységek valamennyi
kategóriájáról. Ez a nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:
a)
az
adatfeldolgozó vagy adatfeldolgozók és azok képviselőinek neve és
elérhetőségei;
b)
a
vállalkozás nevében végzett adatkezelési tevékenységek kategóriái;
c)
adott
esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére
történő továbbítása.
65. A nyilvántartásokat a vállalkozás
írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban.
X. Adatbiztonsági rendelkezések
66. A vállalkozás a tudomány és technológia állása
és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre,
körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és
szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat
figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre
annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot
garantálja.
67. Előzőek értelmében a vállalkozás
köteles garantaláni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és
rendelkezésre állását.
68. A megfelelő szintű adatbiztonsági
intézkedések meghatározása érdekében a vállalkozás a kezelésében lévő minden
egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági
fokozatba sorol.
69. Az egyes adatkezelések biztonsági
fokozatának megállapításához elemezni kell:
a)
a
kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával,
törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a
várható kárt;
b)
azt,
hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges
helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges
adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az
elveszített adatok pótlásának lehetőségét;
c)
azt,
hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e
megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;
d)
az
adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket;
70. Az adatkezelés biztonsága
megvalósítása érdekében a vállalkozás fizikai, logikai és adminisztratív
kontrollokat alkalmaz együttesen.
71. A vállalkozás legalább az alábbi fizikai
kontrollokat alkalmazza:
a)
a
vállalkozás a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas
beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába
jogosulatlan személyek ne léphessenek be
[ez lehet elektronikus beléptetési rendszer működtetés; vagy egyszerű kulcsos
beléptetés, ahol a kulcs csak belépésre jogosultaknak áll rendelkezésre; vagy
bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]
b)
a
vállalkozás az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz
való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt
adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy [irodák, szerver szobák zárása; monitor
fóliák alkalmazása; monitorok olyan módon történő elhelyezése, hogy az azon
szereplő adatokra kizárólag a jogosultak láthassanak rá; csak a vállalkozás
által auditált adathordoót lehessen a számítógépekhez csatlakoztatni; vagy
bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja].
72. A vállalkozás legalább az alábbi logikai
kontrollokat alkalmazza:
a)
a
vállalkozás biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra
megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá [jogosultsági szintek meghatározása munkakörönként; számítógépes
adatbázisokhoz való hozzáférés jogosultsági szinteknek megfelelő beállítása; a
belső számítógépes hálózatba való belépés felhasználó névhez és jelszóhoz
kötése; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]
73. A vállalkozás legalább az alábbi adminisztratív
kontrollokat alkalmazza:
a)
a
vállalkozás biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés
dokumentációkban nyomon követhető legyen [tevékenység
logolás; épületbe/irodába való beengedés naplózása (akár papír alapon); vagy
bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]
b)
a
vállalkozás biztosítja olyan iratkezelési eljárásrend kialakítását, hogy a
hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok a lehető
leghanarabb kiszűrésre kerüljenek és azoka a lehető legszűkebb személyi kör
ismerje meg [amennyiben a postabontó úgy
ítéli meg, hogy ilyen adatot tartalmazó irat birtokába jutott, úgy azt
kizárólag errevagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását
biztosítja]
XI. Adatvédelmi incidensek kezelése
74. Az adatvédelmi incidens megfelelő és
kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat
okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti
rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést,
a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a
pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási
kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését,
illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági
vagy szociális hátrányt.
75. Az adatvédelmi incidenst a
vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72
órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a
hatóságnak.
76. Az adatvédelmi incidenst nem kell a
hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár
kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.
77. Amennyiben a bejelentés nem történik
meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló
indokokat is.
78. Amennyiben az adatvédelmi incidens
hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:
a)
ismertetni
kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek
kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok
kategóriáit és hozzávetőleges számát;
b)
közölni
kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb
kapcsolattartó nevét és elérhető ségeit;
c)
ismertetni
kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d)
ismertetni
kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy
tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből
eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
79. Ha az adatvédelmi incidens
valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és
szabadságaira nézve, a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja
az érintettet az adatvédelmi incidensről.
80. A 79. pont szerinti tájékoztatásban
az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens
jellegét, és közölni kell:
a)
az
adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb
kapcsolattartó nevét és elérhető ségeit;
b)
ismertetni
kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
c)
ismertetni
kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy
tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből
eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
81. Az érintettet nem kell tájékoztatni,
ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a)
a
vállalkozás megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott
végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett
adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint
például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való
hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az
adatokat;
b)
a
vállalkozás az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket
tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett,
a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
c)
a
tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az
érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy
olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan
hatékony tájékoztatását.
82. Amennyiben a vállalkozás
adatfeldolgozási tevékenységet is végez, úgy a nála bekövetkezett adatvédelmi
incidensről haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelőt, akinek a számára az
adatfeldolgozási tevékenységet végzi.
83. Amennyiben a vállalkozás
adatfeldolgozót alkalmaz, úgy az adatfeldolgozó szerződésben ki kell kötni,
hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst
haladéktalanul bejelenteni a vállalkozásnak.
XII. Ügyfél adatok
kezelése
84. A vállalkozás a jogszabályi
kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenységét a Kkt. 45. §-a értelmében
írásbeli szerződés alapján végzi. Az adatok kezelésének jogalapja a szerződésen
alapul, a szerződést aláíró fél és a rá vonatkozó személyes adatok
vonatkozásában.
85. Az előző pont szerinti szerződés
teljesítése keretében a vállalkozás számára hozzáférhetővé váló személyes
adatok (így például a szerződésben szereplő kapcsolattartó adatai vagy a
jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység jogszabályi előírásai
és szakmai irányelvei, követelményei szerinti feladat ellátás során megismerni
szükséges vagy szükségesnek ítélt személyes adatok {például tagi kölcsön})
kezelésének jogalapja a vállalkozás jogos érdekén alapul. A GDPR
rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az alábbi érdekmérlegelési
tesztet elvégezni:
a)
adatkezelés
tárgya
b)
a
jogos érdek jogalap megállapítása
c)
a
kezelendő személyes adatok
d)
adatkezelés
célja
e)
a
vállalkozás jogos érdekének megnevezése
f)
az
érintettek milyen jogai sérülhetnek
g)
érdekmérlegelés
h)
milyen
intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a vállalkozás az így gyűjtött személyes
adatok megfelelő védelme érdekében.
86. Az adott személyes adat körének
kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek) jelen szabályzat
mellékletét képezi(k).
XIII. Munkaviszonnyal összefüggő
adatkezelések
87. A vállalkozás a 36. pont szerinti
"Adatkezelési tájékoztatóba" belefoglalja az álláspályázatokra
vonatkozóan a 33. és 34. pontban meghatározottakat. A vállalkozás az általa
kiírt álláspályázatban az elérhetőség megjelölésével hivatkozik az
"Adatkezelési tájékoztatóra". Amennyiben a vállalkozás nem
elektronikus úton tette elérhetővé az "Adatkezelési tájékoztatót",
úgy a vonatkozó rendelkezéseket az álláspályázatba foglalja.
88. Amennyiben a vállalkozás az álláspályázat
az állás betöltését követően is tárolni kívánja az álláspályázó által beadott
iratokat, úgy ehhez az álláspályázó hozzájárulását kell kérni. A
hozzájárulásnak önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és
egyértelműnek kell lennie. Ennek érdekben a hozzájáruló nyilatkozatnak legalább
az alábbiakat kell tartalmaznia:
a)
a
vállalkozás képviselőjének kiléte és elérhetőségei;
b)
a
személyes adatok tervezett kezelésének célja [például későbbi megkeresés újonnan megnyílt pozíció betöltésére],
valamint az adatkezelés jogalapja (hozzájáruláson alapuló);
c)
a
személyes adatok tárolásának időtartama;
d)
az
érintett azon joga, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes
adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének
korlátozását;
e)
az
érintett azon joga, hogy bármely
időpontban visszavonhatja a hozzájárulását, amely azonban nem érinti a
visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés
jogszerűségét;
f)
a
hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról.
89. A pályázat elbírálása után az
eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak
– kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes
adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása
hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet
kell felvenni.
90. A vállalkozás a munkavállalók adatait a Mt.
vonatkozó rendelkezései alapján kezeli és az Mt-ben meghatározott módon
tájékoztatja, a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett.
91. A vállalkozás a munkavállalóknak
tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok
kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.
92. A munkaviszonyban történő adatkezelés
során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel:
a)
szerződésen
alapuló [a munkaszerződés]
b)
jogi
kötelezettségen alapuló [például adózás,
tartásdíj levonás]
c)
jogos
érdeken alapuló [például munkahelyi
ellenőrzéssel kapcsolatos adatok].
93. Amennyiben a vállalkozás 92. c) pont alapján
kezel adatot, úgy a GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az
alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:
i)
a
vállalkozás jogos érdekének megnevezése
j)
kik
az érintettek és milyen jogai sérülnek
k)
érdekmérlegelés
l)
milyen
intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a vállalkozás az így gyűjtött személyes
adatok megfelelő védelme érdekében.
94. Az adott személyes adat körének
kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek)et a munkavállalók
számára hozzáférhetővé kell tenni [például
belső hálózat útján, munkaszerződés mellékleteként].
XIV. Az adatfeldolgozó
igénybevételére vonatkozó rendelkezések
95. Ha az adatkezelést a vállalkozás
nevében más végzi [például bérszámfejtés,
szerver szolgáltatás, honlap üzemeltetés], a vállalkozás kizárólag olyan
adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat
nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az
érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési
intézkedések végrehajtására.
96. Az adatfeldolgozó a vállalkozás
előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további
adatfeldolgozót nem vehet igénybe.
97. Az adatfeldolgozó által végzett
adatkezelés vonatkozásában a vállalkozás és az adatfeldolgozó szerződést
kötnek. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját,
a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint a vállalkozás
kötelezettségeit és jogait határozza meg.
98. Az előző pont szerinti szerződés
különösen előírja, hogy az adatfeldolgozó:
a)
a
személyes adatokat kizárólag a vállalkozás írásbeli utasításai alapján kezeli,
b)
biztosítja
azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási
kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási
kötelezettség alatt állnak;
c)
alkalmazza
a legalább a vállalkozás által előírt szintű adatbiztonsági intézkedéseket;
d)
tiszteletben
tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan fentebb említett
feltételeket;
e)
az
adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési
intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti a vállalkozást abban, hogy
teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó
kérelmek megválaszolása tekintetében;
f)
segíti
a vállalkozást az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében,
figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére
álló információkat;
g)
vállalja,
hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja
erről a vállalkozást;
h)
az
adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően a vállalkozás
döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat a
vállalkozásnak, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a
tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.
99. Az adatfeldolgozó és a nála személyes
adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag a
vállalkozás utasításának megfelelően kezelheti.
XIV. Hatályba léptető
és záró rendelkezések
100.
A
jelen szabályzat 2018. május 25-én lép hatályba.
1. számú melléklet
Érdekmérlegelési teszt
– szerződéses kapcsolattartói adatokra vonatkozóan –
MINTA
Adatkezelés tárgya: A Kkt. 45. § szerinti jogszabályi
kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység ellátására vonatkozó
szerződésben (a továbbiakban: szerződés) foglalt kapcsolattartó személyek (továbbiakban:
érintettek) egyes személyes adatainak kezelése
Jogos érdek jogalap: A vállalkozás a GDPR 6. cikkében foglaltak
megvizsgálását követően arra jutott, hogy a szerződésben aláíró félként nem
szereplő természetes személyek (érintettek) adatai kezelésének jogszerűsége a
GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerint az adatkezelő jogos érdekére alapítható.
Kezelendő
személyes adatok: A szerződés szerinti kapcsolattartó
személy (érintett) neve, munkahelyi telefonszáma és munkahelyi e-mail címe. A
személyes adatokat a szerződést adatkezelő ügyfeleként aláíró személy bocsátja
rendelkezésre.
Adatkezelés célja: A szerződésben foglalt kötelezettségek
teljesítéséhez szükséges kapcsolattartás.
Jogos érdek: A vállalkozás által a
szerződésben foglaltak hatékony teljesítésének elősegítése.
Érintett jogai,
amelyek sérülhetnek: Névviseléshez fűződő jog; természetes személy
azonosíthatósága egyéb adatok alapján
Érdekmérlegelés: A vállalkozás érdeke a tevékenységének
minél hatékonyabb ellátása, annak elérésére, hogy a szerződésben vállalt
kötelezettségei szakmai teljesítésére tudjon megfelelő időt fordítani. A
szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adminisztratív feladatok, igények (például
dokumentumok beszerzése) úgy tudnak a lehető leghatékonyabban megvalósulni,
kielégülni, hogy a vállalkozás ügyfelénél alkalmazott, az ezen feladatokért
felelős, azok ellátására kompetens személlyel folyik a kapcsolattartás. Az
érintettel a vállalkozásnak releváns és megfelelő kapcsolata áll fenn, hiszen az
érintett az adatkezelő ügyfele alkalmazásában áll.
Garanciák: A vállalkozás kizárólag a
szerződésben foglaltak teljesítése érdekében kezeli az érintett adatait.
A szerződésben foglalt titoktartási
rendelkezések is kötik a vállalkozást.
A vállalkozásnál szigorú belső
adatkezelési eljárásrend van hatályban, az adatokhoz kizárólag arra jogosultak
férnek hozzá; az adatok nem kerülnek továbbításra.
Összegzés: A vállalkozás a fentiek alapján
úgy ítéli meg, hogy megállapítható a jogos érdeke az ügyféllel kötött
szerződésben szereplő kapcsolattartók adatainak kezelésére, a jogos érdeket nem
írják felül az egyén jogai és szabadságjogai.
Kelt.: …………………………..
……………………………………………
aláírás
tisztség
2. számú melléklet
Érdekmérlegelési
teszt - a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység során
a könyvvizsgáló birtokába került személyes adatok kezelése
A jelen érdekmérlegelési teszt annak vizsgálata, hogy a könyvvizsgáló
a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a
könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló 2007. évi LXXV. törvény (a továbbiakban:
Kkt.) 3. § (1) bekezdése szerinti
jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység során birtokába került
személyes adatok kezelését jogos érdek jogalapra alapítsa. (ahol jelen
dokumentum könyvvizsgálót említ, ott a könyvvizsgáló céget is értelemszerűen
érteni kell).
Jogos érdek
jogalap: A könyvvizsgáló a GDPR 6. cikkében foglaltak
megvizsgálását követően arra jutott, hogy a Kkt. 3. § (1) bekezdés szerinti jogszabályi
kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenysége teljesítéséhez szükséges, a
könyvvizsgáló számára a megbízója által rendelkezésre bocsátott és a könyvvizsgáló
által esetlegesen bekért egyéb dokumentumokban szereplő személyes adatok
kezelésének jogszerűsége a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerint a megbízó jogos
érdekére alapítható.
Kezelendő
személyes
adatok: a
Kkt. 23. § a) pontjában hivatkozottak szerint a jogszabályok és a
közfelügyeleti hatóság által jóváhagyott, megalkotott és naprakészen tartott a
könyvvizsgálati és a belső minőségellenőrzésre, könyvvizsgálók, könyvvizsgáló
cégek belső szervezetére és a könyvvizsgáló munka megszervezésére vonatkozó nemzeti standardoknak alapján a
könyvvizsgáló birtokába került dokumentumokban szereplő személyes adatok;
továbbá
a polgári
törvénykönyvről szóló 2013. évi törvény 3:38 § (1) bekezdése értelmében a megbízó irataiban, számviteli
nyilvántartásaiban, könyveiben, valamint a vezető tisztségviselőktől, a
felügyelőbizottság tagjaitól és a jogi személy munkavállalóitól kapott felvilágosításában, a megbízó
fizetési számlájában, pénztárában,
értékpapír- és áruállományában, valamint szerződéseiben szereplő személyes adatok.
Adatkezelés célja: A
Kkt. 3. § (1) bekezdése szerinti jogszabályi kötelezettségen alapuló
könyvvizsgálói tevékenység jogszabályi előírásoknak, és a nemzeti
könyvvizsgálati standardokban foglalt szakami követelményeknek megfelelő
ellátása.
Jogos érdek: A
Kkt. 3. § (1) bekezdése szerinti jogszabályi kötelezettségen alapuló
könyvvizsgálói tevékenység eredményeképpen a megbízó vagyoni, pénzügyi és
jövedelmi helyzetéről megbízható és valós információk kialakítása a független
könyvvizsgálók által végzett könyvvizsgálati tevékenység által.
Érintett jogai,
amelyek
sérülhetnek: Névviseléshez fűződő jog; gazdasági, szociális
azonosságra utaló személyes adatok; természetes személy azonosíthatósága egyéb
adatok alapján
Érdekmérlegelés: A
megbízó érdeke, hogy a számára előírt jogszabályi kötelezettségen alapuló
könyvvizsgálói tevékenységet olyan könyvvizsgáló lássa el, aki az általa
végzett vizsgálat során körültekintően, a jogszabályi és nemzeti standardokban
előírt szakmai követelményeknek megfelelően járnak el, így az általuk kiadott
független könyvvizsgálói jelentés a megbízó vagyoni, pénzügyi és jövedelmi
helyzetéről megbízható és valós információkat nyújtson a piacnak. Ennek
köszönhetően a megbízó ügyfeleinek bizalma nőhet, és új ügyfeleket szerezhet,
míg amennyiben a könyvvizsgálói jelentés nem a valós képet mutatná a
megbízóról, az számára piacvesztéssel járhatna, súlyosabb esetben a
tevékenységének kényszerű befejezését vonhatná maga után.
Garanciák: A
Kkt. 66. §-a értelmében a könyvvizsgáló köteles a tevékenysége során tudomására
jutott, a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói tevékenység
ellátására irányuló megbízással összefüggő minősített adatot, hivatásbeli
titkot és üzleti titkot (a továbbiakban együttesen: titok) megőrizni. A könyvvizsgálóaz
a titkot megfelelő és konkrét felhatalmazás nélkül nem használhatja fel, nem
teheti közzé, kivéve, ha jogszabály alapján joga vagy kötelessége a közlés, a
közzététel - az adatokat így megismerő személyeket a könyvvizsgálóval azonos
titoktartási kötelezettség terheli. A könyvvizsgáló azoknak a személyeknek a
titoktartásáért, akik általa bármilyen módon a titok birtokába jutottak. A
titoktartási kötelezettség a jogszabályi kötelezettségen alapuló könyvvizsgálói
tevékenység ellátására irányuló megbízás megszűnése után is terheli a
könyvvizsgálót, továbbá azokat akik az adatoknak az előzőek szerint birtokába
jutottak.
Előzeken
túl, a Kkt. 174. §-a értelmében a könyvvizsgáló fegyelmi vétséget is elkövet
amennyiben a titoktartási kötelezettségét megszegi, amely akár a kamarából
történő kizáráshoz, így a könyvvizsgálói szakmai gyakorlásától történő
eltiltáshoz vezethet.
Mindezeken
túl, a könyvvizsgálónál szigorú belső adatkezelési eljárásrend van hatályban,
amely értelmében az adatokhoz kizárólag arra jogosultak férnek hozzá; az
adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adott adatkezelési
célnak, és tilos adatokat kezelni olyan újabb célból, amely összeegyeztethetetlen
az eredetivel.
Összegzés: A
könyvvizsgáló a fentiek alapján úgy ítéli meg, hogy megállapítható a megbízó
jogos érdeke a fentebb részletezett személyes adatok kezelésére, a jogos
érdeket nem írják felül az egyén jogai és szabadságjogai, továbbá megfelelő a
könyvvizsgáló garanciális intézkedéseket alkalmaz a megbízó által így
rendelkezésre bocsátott adatok megfelelő kezelésére.